ServicePlus 4 Interfaces with OPEL_PSA

Στο SP4 εχει δημιουργηθεί μια νεα ενοτητα για τις διασυνδέσεις με την OPEL_PSA, χωρίς να εχουν απενεργοποιηθεί οι προηγούμενες διασυνδέσεις.

Εχουν δημιουργηθει νεες διασυνδέσεις με την OPEL. 

Οι διασυνδέσεις αυτές είναι.

1. Ενημέρωση πλαισίων αυτοκινήτων
   
2. Αποστολή εγγυήσεων προς έγκριση
   
3. Αποστολή παραστατικών τιμολόγησης εγγυήσεων
   
4. Αποστολή Παραγγελίας Ανταλλακτικών
   
5. Αποστολή δεδομένων DDE
   
6. Ενημέρωση τιμοκαταλόγου ανταλλακτικών
   
7. Ενημέρωση δελτίων αποστολής/ Τιμολογίων

Setup Διασυνδέσεων

Πριν την πρωτη επικοινωνία θα πρεπει να εχουμε ορισει τους παραμετρους ανάλογα με την διασύνδεση. 

Στο Setup εισαγωγής παραστατικών ορίζουμε τον κωδικό προμηθευτή OPEL από τον οποίο λαμβανουμε τα παραστατικα αγορων,

Στους Παραμέτρους Εγγυήσεων ορίζουμε τον φάκελο δημιουργίας του αρχείου για την αποστολή των εγγυήσεων, τον φάκελο δημιουργίας του αρχείου τιμολογίων για την αποστολή, το ημερολόγιο για την επιλογη των παραστατικών, τον κωδικο πελατη στον οποιο τιμολογούμε, τα καταστήματα που στελνουν εγγυήσεις με τους κωδικους Dealer για κάθε καταστημα. Πρεπει να ορισουμε εδώ όλα τα καταστήματα. Τα καταστηματα διαχωρίζονται με το || μετα τον κωδικο κάθε καταστήματος βαζουμε το | και στη συνεχεια τον κωδικο Dealer για τις εγγυήσεις. Π.χ. για το καταστημα 01001 που εχει κωδικο Dealer D12345, πρεπει να βαλουμε 01001|D12345||

Για την ενημερωση του Stock αυτοκινητων οριζουμε το ονομα αρχειου που θα λαμβανουμε, την κατηγορία Fleet και την κατηγορία ΦΠΑ που θα μπαινει στις νεες εγγραφες.

Για τις παραγγελιες ανταλλακτικων οριζουμε τα καταστηματα (Όπως στις εγγυήσεις) και τον φάκελο στον οποίο θα δημιουργειται το αρχείο.

Για την ενημέρωση των τιμών, επιλέγουμε το αρχείο που έχουμε κατεβάσει από το σύστημα της OPEL πατάμε την ενημέρωση.

Στην σχετική λιστα εμφανίζονται τυχόν προβλήματα που βρέθηκαν κατά την διαδικασία.

Αποστολή αρχείου παραγγελιας ανταλλακτικων

Αφου δημιουργηθει η παραγγελία αγοράς ανταλλακτικών προς την OPEL, παταμε το  που βρισκεται στην γραμμη εργαλείων και ανοιγει μια νεα οθόνη. Εκει συμπληρώνουμε τα πεδια που είναι διαθεσιμα και παταμε την αποστολή αρχειου σε OPEL. 

Ετσι θα δημιουργηθεί εένα αρχειο στη διαδρομή που εχει οριστει το οποιο μπορεί να γινει εισαγωγή στον SAP της OPEL

Ενημέρωση δελτίων αποστολής / Τιμολογίων

Με την διασυνδεση αυτή μπορουμε να ενημερώσουμε τα δελτία αποστολής και τα τιμολόγια ανταλλακτικών

Αφου εχουμε το σχετικό αρχείο, δελτίων αποστολής ή τιμολογίων επιλέγουμε ανάλογα από τος διαθεσιμες επιλογές στο πρόγραμμα (Deltia/Invoices)  

Είναι σημαντικό να γινει σωστη επιλογη ανάλογα με το αρχείο που εχουμε διαθεσιμο.

Μετα την εκτέλεση της εργασιας, εμφανίζονται σε λιστα τα παραστατικά που δημιουργήθηκαν

Η διαχείριση των εγγυήσεων γινεται από το μενου «Συνεργείο -> Διαχείριση Εγγυήσεων -> Ομαδικη Διαχείριση Εγγυήσεων»

Αφου επιλέξουμε το γρουπ εγγυήσεων (Μαρκα) και την περιοδο που θελουμε βλέπουμε ολες τις εγγυήσεις της περιοδου του καταστήματος που βρισκόμαστε. Προσοχή !!. Οι εγγυήσεις πρέπει να στέλνονται ανα κατάστημα σε ξεχωριστο αρχείο. Πρέπει δηλ. να είναι «κλικαρισμένη» η επιλογή ‘Τρεχοντος καταστήματος μόνο’

Την λιστα αυτή μπορει να την περιορίσουμε με τα διαθέσιμα φιλτρα και να δουμε μονο αυτές που μας ενδιαφερουν (π.χ. αυτές που είναι ‘Προς Προετοιμασία’)

Όταν δημιουργείται μια αιτηση εγγυησης μετα το κλεισιμο της εντολής επισκευης, μπαινει σε κατασταση ‘Νεα Εγγυηση’ θα πρεπει ο υπευθυνος να μπει σε κάθε μια να συμπληρώσει τυχόν πληροφορίες που χρειάζονται (π.χ. κωδικο βλαβης, κλπ)  και να την χαρακτηρίσει ‘Ετοιμη για Αποστολή’ 

Στο πεδιο «Κωδικος βλαβης» συμπληρώνεται ο κωδικός αιτιας που λαμβάνουμε από το service box. Πρεπει να δημιουργήσουμε την εγγραφη στο DMS για τον κωδικο βλαβης και στη συνέχεια να επιλέξουμε την σχετικη εγγραφη στην αιτηση εγγύησης. Ο κωδικός βλαβης στελνεται στο πεδιο «Κωδικός Αιτίας» στην γραμμη του «Αιτιου ανταλλακτικού/Εργασίας»  

Το πεδίο «Αριθμός Εγγύησης Προμηθευτη» εάν κατά την αποστολή προς έγκριση είναι κενο, τοτε παίρνει αυτόματα έναν αυξοντα αριθμό ο οποιος στέλνεται και στην OPEL και αποτελεί το στοιχεια συγχρονισμού των εγγυήσεων μεταξυ DMS και OPEL.

Από την ιδια οθόνη διαχείρισης των εγγυήσεων, μπορουμε να επιλέξουμε ομαδικα οσες είναι ετοιμες για αποστολή και να δημιουργήσουμε το αρχειο που απαιτείται για να ανέβουν στο SAP

To αρχείο θα δημιουργηθεί στον φακελο που εχουμε ορισει στο Setup των διασυνδέσεων. 

Η αποστολή γινεται ομαδικα. Μετα την αποστολη αλλαζει η κατάσταση των εγγυησεων σε «Απεσταλμενη»

Μετα το επιτυχημένο ανεβασμα του αρχείου στο SAP, μπορουμε κατεβάζοντας το σχετικο αρχειο από το SAP (OPEL Εγγυήσεις - Απαντήσεις σε Dealers.XLSX) να ενημερώνουμε την κατάσταση των εγγυήσεων που εχουμε στειλει, ή μπορούμε να ενημερώσουμε εμεις την κατάσταση των εγγυήσεων χαρακτηρίζοντας τες «Εγγεκριμένη» ή «απορριφθεισα»   ανάλογα.

Για τις εγκεκριμένες εγγυήσεις, μπορούμε να εκδώσουμε ομαδικά τιμολογιο προς την OPEL. Η διαδικασία γινεται σε δυο φασεις. Στην πρωτη φαση δημιουργούμε το τιμολόγιο, χωρίς να το εκτυπώσουμε. Δημιουργούμε εάν αρχειο με τα τιμολόγια της περιόδου και το ανεβαζουμε στο συστημα της OPEL. (στο SAP)  για ελεγχο.

Σε περίπτωση που χρειαστεί, μπορει να τροποποιήσουμε το παραστατικό που εχουμε δημιουργήσει και να το ξανανεβάσουμε στο SAP. Αφου γινει αποδεκτό από το SAP, το εκτυπώνουμε και ξανανεβάζουμε στο SAP το τελικο τιμολόγιο.  

Η δημιουργία του αρχείου τιμολογίων γινεται από την οθόνη των διασυνδέσεων. Εκει υπαρχει η επιλογη “Export Warranty Invoices”, οπου αφου επιλέξουμε το χρονικο διαστημα θα δημιουργηθεί ένα αρχειο που θα περιεχει όλα τα παραστατικά που εχουν εκδοθει στον πελατη “OPEL” (Όπως οριζεται από τους παραμέτρους του Setup.)

H τιμολόγηση, σύμφωνα με τις οδηγίες της OPEL πρέπει να γινεται ξεχωριστά ανα κατάστημα

ΤΧΤ = είναι η μορφη που ισχυει αυτή τη στιγμή

CSV = είναι η νεα μορφη αρχειου που θα ισχυει

Ενημέρωση αυτοκινήτων έκθεσης

Η διαδικασία ενημέρωσης των αυτοκινήτων βρίσκεται στις διασυνδέσεις με OPEL και γινεται με την χρηση Excel το οποίο κατεβάζουμε από το  SAP και περιεχει τις παραγγελιες αυτοκινήτων που εχουμε στείλει στην OPEL.

Με την διαδικασία αυτή δημιουργούνται αυτόματα όλα τα πλαίσια που υπάρχουν στο Excel, καθως επίσης και οι παράμετροι που όταν δεν υπάρχουν στο DMS. Δημιουργούνται οι τύποι αυτοκινήτων, οι οικογένειες αυτοκινήτων, σειρές αυτοκινήτων. Σε κάθε πλαισιο καταχωρούνται τα αξεσουάρ του και δημιουργούνται τυχον νεοι κωδικοι. 

Στο τελος της διαδικασίας, εμφανίζεται μια λιστα με τις νεες εγγραφές που εχουν δημιουργηθεί για ελεγχο και πιθανη διόρθωση, εάν χρειάζεται.

Με κάθε ενημέρωση, ενημερώνεται η κατάσταση του αυτοκινήτου με βαση την σχετικη πληροφορία που υπάρχει στο αρχείο.

ServicePlus 3 Interfaces with OPEL_PSA

Στο SP3 εχoyn δημιουργηθεί οι διασυνδέσεις με την OPEL_PSA, χωρίς να εχουν απενεργοποιηθεί οι προηγούμενες διασυνδέσεις.

Οι διασυνδέσεις αυτές είναι.

10. Ενημέρωση τιμοκαταλόγου ανταλλακτικών
11. Αποστολή παραγγελιών ανταλλακτικών
12. Αποστολή εγγυήσεων προς έγκριση
13. Αποστολή παραστατικών τιμολόγησης εγγυήσεων

Ενημέρωση  τιμοκαταλόγου ανταλλακτικών

Την πρωτη φορα που θα τρεξουμε ενημερωση, πρεπει να ορισουμε τους παραμετρους ενημερωσης

Για την ενημέρωση των τιμών, επιλέγουμε το αρχείο που έχουμε κατεβάσει από το σύστημα της OPEL πατάμε την “Εκτέλεση Εργασίας».

Διαχείριση Εγγυήσεων

Πριν στειλουμε τις εγγυήσεις στην OPEL προς έγκριση, θα πρεπει να εχουμε συμπληρώσει τα απαραίτητα στοιχεια σε κάθε εγγύηση.

Πρέπει να συμπληρώσουμε…

·         Κωδικό βλάβης. Επιλέγουμε από την λιστα τον κωδικό βλαβης

·         Τύπο Εγγυησης. Επιλέγουμε από την λιστα τον τύπο εγγύησης