1. GVSReport_Fields

Tα GVS_Report_Fields είναι πεδία τα οποία μπορούμε να δημιουργήσουμε για χρήση σε Reports/Dashboards/Exports.

Μπορεί να υπάρχουν πολλά Reports με πεδία για κάλυψη διαφορετικών αναγκών. Το κάθε πεδίο αρκεί να οριστεί μία μόνο φορά σε ένα report, και μπορεί να χρησιμοποιηθεί από όλα τα Reports. 

Για την δημιουργία νέου  Report , ορίζουμε έναν κωδικό μια σύντομη περιγραφή και μια αναλυτική περιγραφή.

Στη συνέχεια δημιουργούμε τα πεδία που θέλουμε ορίζοντας: 


 

• Αρχείο. Είναι πληροφοριακό πεδίο. Επιλέγουμε το αρχείο από το οποίο θα αντλούνται οι αξίες. Δεν είναι υποχρεωτικό. Χρησιμοποιείται κυρίως για επιλογή υπολογιστικών πεδίων σε υπολογισμούς
  
• Κωδικός πεδίου. Ορίζουμε τον κωδικό του πεδίου. Είναι πολύ σημαντικό διότι με αυτό τον κωδικό θα αναφερόμαστε όταν θέλουμε να το χρησιμοποιήσουμε. Προτείνεται οι κωδικοί να εμπεριέχουν και τον κωδικό του Report. Π.χ. εάν θέλουμε στο Report “100” να ορίσουμε το πεδίο “0001”, τότε ο πλήρεις κωδικός του πεδίου θα είναι “100.0001”.   
  
• Περιγραφή_1. Η περιγραφή του πεδίου
  
• Περιγραφή_2. Μια δεύτερη περιγραφή για το πεδίο (π.χ. περιγραφή σε διαφορετική γλώσσα)
  
  
• Είδος πεδίου. Στο είδος πεδίου επιλέγουμε μια από τις διαθέσιμες τιμές.
  
  
  

• SQL Statement: Πρέπει να ορίσουμε το SQL το οποίο θα εκτελείται για τον υπολογισμό του πεδίου
  
• Calculations: Μπορούμε να ορίσουμε υπολογισμούς χρησιμοποιώντας πεδία από το αρχείο που έχουμε επιλέξει ή και πεδία Report. Για να βάλουμε ένα πεδίο Report στον υπολογισμό πρέπει να βάλουμε πρόθεμα τον χαρακτήρα “@” ακολουθούμενο από τον κωδικό πεδίου π.χ. @100.0001
  
• Text String: Μπορούμε να ορίσουμε ένα λεκτικό το οποίο μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε σε Reports
  
• Parts Stock Value: Είναι ειδικό πεδίο στο οποίο ο υπολογισμός του περιέχει την αξία υπολοίπου της περιόδου.  
  

• Ποσοστό Συμμετοχής: Μπορούμε να ορίσουμε ότι το πεδίο θα περιέχει ένα ποσοστό από την συνολική αξία του πεδίου.  
  
•  Θετικό/Αρνητικό: Ορίζουμε εάν το πεδίο θα είναι με το πρόσημο, όπως υπολογίζεται ή θα αντιστρέφεται το πρόσημο του. 
  
• Προσοχή/ Attension: Η τιμή του πεδίου αυτού ορίζεται  αυτόματα από το πρόγραμμα και μπορεί να είναι
  

• Attension_Ok 
  
• Attension_Warning: Εμφανίζεται όταν στο SQL Statement έχουμε συμπεριλάβει SQL Parameter Fields και έχουμε ορίσει τιμές στα πεδία παραμέτρου. Αυτό για να μπορούμε να ελέγξουμε τα πεδία εάν έχουν οριστεί σωστά.
  
• Attension_Error: Εμφανίζεται όταν στο SQL Statement έχουμε συμπεριλάβει SQL Parameter Fields και μέχρι τώρα ΔΕΝ έχουμε ορίσει τιμές στα πεδία παραμέτρου. 
  

• SQL Statement: Ορίζουμε το ερώτημα στη βάση, έτσι όπως θα το εκτελούσαμε για να πάρουμε το αποτέλεσμα που θέλουμε. Στο ερώτημα μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε παραμέτρους για να τρέχει χωρίς να χρειάζεται να το τροποποιούμε κάθε φορά. Π.χ. το ?p1 και ?p2 είναι παράμετροι που κατά τον υπολογισμό, το πρόγραμμα θα αντικαθιστά το ?p1 με την περίοδο Από και το ?p2 με την περίοδο έως.
  

Οι παράμετροι που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε είναι: 

• o    ?c = Υποκατάστημα

  o    ?y = Χρήση/Έτος

  o    ?d1 = Ημερομηνία από

  o    ?d2 = Ημερομηνία έως

  o    ?p1 = Περίοδος από

  o    ?p2 = Περίοδος εως

  o    991 = Περίοδος από για κριτήρια (A/A Περιόδου)

  o    ?PR = Περίοδος από για κριτήρια (Κωδικος Περιόδου)

  o    ?F1 = Τιμή SQL Πεδίου_1

  o    ?F2 = Τιμή SQL Πεδίου_2

  o    ?F3 = Τιμή SQL Πεδίου_3

  o    ?L1#? = Λίστα πεδίου_1 (?=θέση μέσα στη λίστα)

  o    ?L2#? = Λίστα πεδίου_2 (?=θέση μέσα στη λίστα)

  o    ?L3#? = Λίστα πεδίου_3 (?=θέση μέσα στη λίστα)

Π.χ. Για να ελέγξουμε μια τιμή με αυτήν του επόμενου παραδείγματος όπου «Μάρκα» = ‘03’ , πρέπει στο SQL ερώτημα βάλουμε την παράμετρο @L2#2, που σημαίνει «Λιστα_2» και θέση μέσα στην λίστα = 2.

Παράδειγμα SQL Ερωτήματος.

Ορισμός τιμών πεδίου.

Από την επιλογή “SQL” μπορούμε να ελέγξουμε εάν το ερώτημα μας φέρει το σωστό αποτέλεσμα.

Δεν είναι υποχρεωτικό να ορίσουμε σε όλα τα πεδία SQL ερώτημα. Μπορούμε να έχουμε πεδία των οποίων την τιμή θα την ορίζουμε εμείς π.χ. πλήθος εργαζομένων, πλήθος τεχνιτών, εργάσιμες ημέρες περιόδου κλπ.

• Πεδία Ομαδοποίησης

Εδώ μπορούμε να ορίσουμε τρεις παραμέτρους  για ομαδοποίηση πεδίων π.χ. μπορούμε να ονομάσουμε  μια ομάδα «Ενεργητικό» και να εντάξουμε σε αυτήν όσα πεδία θέλουμε να χαρακτηρίσουμε σαν πεδία ενεργητικού, ή να ονομάσουμε μια ομάδα «Μεταχειρισμένα» και να εντάξουμε σε αυτήν όσα πεδία θέλουμε να χαρακτηρίσουμε σαν δραστηριότητα «Μεταχειρισμένα»

• Γκρουπ Πεδίων

Και εδώ μπορούμε να ορίσουμε τρία «Λεκτικά»  για ομαδοποίηση πεδίων. Η περιγραφή των πεδίων αυτών μπορεί να αλλάζει σε κάθε γραμμή. π.χ. μπορούμε να ονομάσουμε  ένα «Λεκτικό» «Από Ανταλλαγή» και να εντάξουμε σε αυτό όσα πεδία αυτοκίνητα μεταχειρισμένα ‘Από Ανταλλαγή’ που σε συνδυασμό με μια προηγούμενη παράμετρο θα έχουμε χαρακτηρισμό ενός πεδίου σαν «Μεταχειρισμένα» / Από Ανταλλαγή».

Έτσι έχουμε ορίσει ένα ή περισσότερα πεδία.

·         Δημιουργία περιόδων χρήσης

Αφού δημιουργήσουμε τα πεδία που θέλουμε, πρεπει από την κεντρικη οθόνη του Report να εκτελεσουμε την εργασία «Δημιουργία περιόδων χρήσης»

Για την δημιουργία περιόδων πρέπει να εχουμε επιλέξει τα καταστήματα για τα οπόια θελουμε να υπολογίζονται τα πεδία του συγκεκριμένου Report.

Την δημιουργία πρεπει να την κανουμε στην αρχή καθε νεου ετους

Με την εργασία αυτή θα δημιουργηθούν όλοι οι περίοδοι χρήσης για κάθε κατάστημα του τρέχοντος έτους. Οι αξίες θα υπάρχουν για κάθε πεδίο ανά κατάστημα /ανά έτους/ ανά περίοδο.

Υπάρχουν τρεις αξίες για κάθε πεδίο. 

• Η υπολογισθείσα = όπως υπολογίζεται από τον υπολογισμό.
  
• Η Καταχωρηθείσα =  Όπως έχει τροποποιηθεί από τον χρήστη.
  
• Αξία Προϋπολογιστική = καταχωρείται από τον χρήστη για στατιστικές συγκρίσεις.
  

Σε περίπτωση που είναι συμπληρωμένες η ‘υπολογισθείσα’ και η ‘καταχωρηθείσα’, υπερισχύει η ‘καταχωρηθείσα’

Η ‘Δημιουργία των περιόδων’ μπορεί να τρέξει πολλές φορές. Κάθε φορά το πρόγραμμα ελέγχει και δημιουργεί περιόδους για τα νέα πεδία.

• Υπολογισμός Πεδίων

Μετά τον υπολογισμό των περιόδων, μπορούμε να εκτελέσουμε τον ‘Υπολογισμό των πεδίων. Με την εργασία αυτή το πρόγραμμα θα εκτελέσει όλα τα SQL ερωτήματα που έχουμε ορίσει στα πεδία και θα αποθηκεύσει τα αποτελέσματα στο πεδίο της περιόδου για την οποία τρέξαμε τον υπολογισμός. Ο υπολογισμός γίνεται ξεχωριστά για την κάθε περίοδο. Δεν μπορούμε να τρέξουμε Από-Έως τον υπολογισμό. Η διαδικασία θα λάβει σαν περίοδο υπολογισμού το πεδίου ‘Περίοδος υπολογισμών .

             

Οι αξίες αποθηκεύονται ανα υποκαταστημα και περίοδο.

Ο υπολογισμός υπολογιζει τα πεδία για όλα τα καταστηματα για τα οποια εχουν δημιουργηθει περίοδοι

·        

1. Καταχώρηση/Διόρθωση αξιών
   

Η καταχώρηση/Διόρθωση των αξιών γινεται πανω στη λίστα των πεδίων και μπορει να γινει ανα χρήση/ανα υποκαταστημα/ανα περίοδο ανάλογα πως μας εξυπηρετει κάθε φορά

Η καταχώρηση/Διόρθωση των αξιών γίνεται πάνω στη λίστα των πεδίων και μπορεί να γίνει ανά χρήση/ανά υποκατάστημα/ανά περίοδο ανάλογα πως μας εξυπηρετεί κάθε φορά.

Μετά τον υπολογισμό/καταχώρηση των αξιών, αυτά μπορεί να απεικονιστούν με Dashboards / Reports ή με βάση σχέδια Export να ενημερώνουν συγκεκριμένα πεδία κάποιου Excel.

Δημιουργία σχεδίου εξαγωγής σε μορφοποιημένο Excel

Για την αξιοποίηση των πεδίων μπορουμε να εξαγουμε πεδία ακομη και από διαφορετικα Reports σε ένα μορφοποιημενο Excel.

Για την εξαγωγη, δημιουργουμε σχέδια Export τα οποία μπορουμε να χρησιμοποιούμε στη συνεχεια για την εξαγωγη των δεδομενων που εχουν υπολογιστει.

Στα σχεδια Export οριζουμε για το κάθε πεδιο, ποιο κελι του Excel θελουμε να ενημερώνει.

Το σχεδιο εγαγωγης οριζεται μια φορα και στη συνεχεια το χρησιμοποιούμε για να εξαγουμε δεδομενα οποιασδήποτε πεδιόδου και για οποιαδήποτε καταστηματα

Εξαγωγή σε μορφοποιημένο Excel

Αφου εχουμε δημιουργήσει και το σχέδιο εγαγωγής, μπορουμε να εξάγουμε τα δεδομενα σε Excel συμφωνα με τον σχεδιασμο που εχουμε κανει στο σχεδιο εξαγωγής.

Για την εγαγωγή πρεπει να ορισουμε την περίοδο (Από -  Εως) , τα υποκαταστήματα που θελουμε να συμπεριληφθούν στην εγαγωγη, και το αρχειο στο οποίο θα γινει η εξαγωγή. Συνηθως το αρχειο είναι τυπου XLT (Excel Template) για να μην αποθεκευονται τα δεδομενα στο προτυπο 

Εμφάνιση πεδίων με Dashboard