Δημιουργία πρότυπων μηνυμάτων SMS & Email 

Αφού μας ανοίξει η νέα κενή εγγραφή συμπληρώνουμε στο template code έναν κωδικό και στο όνομα Πρότυπου την περιγραφή του πρότυπου. Τι θα αφορά δηλαδή. Τα κουτάκια Ενημέρωση για παραλαβή και ανάγνωση τα επιλέγουμε εάν επιθυμούμε να μας έρχεται στο email μας (εφόσον έχει στηθεί το account σε κάποιο outlook) ενημέρωση παραλαβής των email και της ανάγνωσης τους. 

Το σημαντικότερο είναι στο Αρχείο* να επιλέξουμε για ποια οντότητα θέλουμε να χρησιμοποιηθεί το πρότυπο. Οντότητα εννοούμε το κύκλωμα όπου μπορεί να είναι για παράδειγμα οι Πελάτες / Εκτιμήσεις / Τιμολόγια / Κάρτα Καυσαερίων κοκ. 
Εφόσον επιλεγεί η οντότητα η αποστολή του συγκεκριμένου πρότυπου θα μπορεί να γίνεται μόνο από τη δηλωμένη οντότητα. 

“Για παράδειγμα αν φτιάξουμε ένα πρότυπο για την αποστολή των καρτών καυσαερίων, στις επικοινωνίες Communication Action, θα φαίνεται μόνο το συγκεκριμένο πρότυπο που αφορά τις ΚΕΚ.” 

Το CheckBox προσθήκη σε λίστα CRM είναι για τις περιπτώσεις που θέλουμε να δημιουργήσουμε έναν κουβά για την αποστολή του συγκεκριμένου πρότυπου σε συγκεκριμένους πελάτες το οποίο αναλύεται στις λίστες CRM. 

Στο σημείο Fields – Email Message και SMS Message συμπληρώνουμε τα πεδία που επιθυμούμε να φέρνουμε παραμετρικά από το κάθε κύκλωμα, τα κείμενα στα Email και SMS όπως και κάποιες ειδικές παραμετροποιήσεις που μπορούν να γίνουν για τα Email. 

Στο Tab Fields δηλώνουμε τα πεδία που επιθυμούμε να φέρνουμε παραμετρικά από το κάθε κύκλωμα όπως αναφέρθηκε και παραπάνω. Στη προκειμένη και στο πρότυπο των ΚΕΚ έχουμε επιλέξει να φέρουμε τον αριθμό κυκλοφορίας του οχήματος και την λήξη της κάρτας καυσαερίων και δηλώνεται όπως παρακάτω (Εικ.1).

ΕΙΚ.1

Στο επόμενο TAB (ΕΙΚ.2) δηλώνουμε τις πληροφορίες που μας χρειάζονται όπως το email του αποστολέα, το θέμα και email κοινοποίησης αν το επιθυμούμε. Στα πεδία Email_Report μπορούμε να ορίσουμε κάποιο συγκεκριμένο RepX (εκτύπωση της εφαρμογής) το οποίο το δηλώνουμε με την ακριβής ονομασία του και το οποίο θα πρέπει να υπάρχει στον φάκελο Reports Folder (ΕΙΚ.3) το οποίο δηλώνεται στις γενικές ρυθμίσεις του Administrator Menu. Με αυτό το τρόπο μπορούμε για παράδειγμα να στέλνουμε στον πελάτη την εκτύπωση (PDF) της εκτίμησης του με συμπληρωμένα τα στοιχεία του και τα στοιχεία της εκτίμησης, συνημμένο στο email.
Στο Email_Attachment μπορούμε να ορίσουμε ένα συγκεκριμένο PDF ή αρχείο, το οποίο μπορεί να επισυνάπτεται κάθε φόρα με την αποστολή του email το οποίο και αυτό όπως και παραπάνω πρέπει να υπάρχει στον φάκελο Reports Folder.

     ΕΙΚ.2

ΕΙΚ.3

Στο Email Text γράφουμε το κείμενο που θέλουμε να φαίνεται και εκεί μπορούμε να προσθέσουμε και εικόνες αλλά και τα πεδία που έχουμε δηλώσει στο TAB Fields όπως φαίνεται  και παρακάτω (ΕΙΚ.4). 

ΕΙΚ.4

Στο TAB για τα SMS και στο SMS Fields (ΕΙΚ.5) όπως και με τα Email πρέπει να δηλώσουμε μόνο το πλήθος των χαρακτήρων (160) και το προφίλ sms που χρησιμοποιεί ο κάθε πελάτης όπως έχει αναφερθεί. 

ΕΙΚ.5

Στο SMS Text γράφουμε το κείμενο που θέλουμε και αν υπάρχουν παραμετρικά πεδία που θέλουμε να προσθέσουμε τα προσθέτουμε το @[Νούμερο του πεδίου], όπως φαίνεται και στην ΕΙΚ.6.

 ΕΙΚ.6

Λίστες CRM

Υπάρχει η δυνατότητα να αποσταλούν όποτε θέλουμε και χρειαστεί ενημερώσεις προς το πελατολόγιο μας χρησιμοποιώντας κάποιο πρότυπο το οποίο έχουμε δημιουργήσει. Αναλυτικά μπορούμε να φτιάξουμε μία λίστα CRM και μέσα εκεί να προσθέσουμε συγκεκριμένους πελάτες.

Από το μενού CRM -> Λίστες CRM κάνουμε δημιουργία μιας λίστας όπου συμπληρώνουμε τα απαραίτητα πεδία όπως φαίνεται και στην εικόνα (ΕΙΚ.7) παρακάτω.

Στο όνομα λίστας δίνουμε ένα όνομα, στο πρότυπο επιλέγουμε το πρότυπο που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Αν δεν υπάρχει θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα και αν θέλουμε να υπάρχει προγραμματισμένη αποστολή SMS επιλέγουμε την ημέρα και ώρα της επιθυμητής αποστολής. 

ΕΙΚ.7

Αφού δημιουργήσουμε τη λίστα και εφόσον το πρότυπο έχει τσεκαρισμένη την επιλογή Προσθήκη σε λίστα CRM μπορούμε να πάμε από την οντότητα που έχει οριστεί στο πρότυπο και κάνουμε την προσθήκη των πελατών στη λίστα μας. 

Στο παράδειγμα παρακάτω θα πάμε στους πελάτες – προμηθευτές και θα επιλέξουμε έναν Χ αριθμό πελατών (με Shift ή με Ctrl+All) και θα τους βάλουμε στη λίστα που έχουμε δημιουργήσει από την επιλογή Δημιουργία Λίστας CRM που βρίσκεται στα εργαλεία στην μπάρα εργαλείων και μετά επιλέγουμε τη λίστα μας όπου στην προκυμμένη είναι η “Ενημέρωση εκπτώσεων”, EIK.8. 

EIK.8

Αφού το κάνουμε αυτό το επόμενο βήμα είναι να πάμε στη λίστα μας (ΕΙΚ.9) και να δούμε αν οι πελάτες μας είναι σωστοί. Μπορούμε να αφαιρέσουμε πελάτες με το Χ αν έχουμε κάνει κάποιο λάθος. 

ΕΙΚ.9

Αφού είμαστε έτοιμοι μπορούμε να κάνουμε την αποστολή του Email ή των SMS αφού επιλέξουμε τους πελάτες ομαδικά με Ctrl + A και πατώντας πάνω στο φακελάκι για αποστολή email ή στο SMS για την αποστολή των SMS. Σε περίπτωση που ο πελάτης δεν έχει SMS ή Email η αποστολή δε θα πραγματοποιηθεί. Αν υπάρχει το email θα δούμε στη στήλη Κατάσταση αποστολής το ΟΚ ή το ΝΟ.