1. Διαχείριση Ραντεβού Συνεργείου
   

                                                                  Εικ.1

Πρέπει να ορίσουμε τα πεδία που είναι μαρκαρισμένα στην οθόνη (Εικ.1) και τα οποία είναι πολύ σημαντικά για την λειτουργία του συστήματος διαχείρισης των ραντεβού.

• Το τμήμα εργασίας του τεχνίτη
  
• Το κατάστημα που ανήκει
  
• Το κατάστημα που εργάζεται
  
• Το ωράριο εργασίας
  
• Την ιδιότητα του (Πωλητής ανταλλακτικών, Πωλητής αυτοκινήτων, τεχνικός σύμβουλος, Τεχνίτης)
  

Μπορεί εάν χρειάζεται ένας εργαζόμενος να έχει πολλαπλές ιδιότητες, π.χ. να είναι Τεχνικός σύμβουλος και Τεχνίτης.

Μπορεί να έχουμε πολλά ωράρια εργασίας σαν εταιρεία αλλά ο κάθε εργαζόμενος θα έχει ένα από όλα τα ωράρια. 

1. Οθόνη Ραντεβού
   

Η οθόνη στην οποία ελέγχουμε και δημιουργούμε τα Ραντεβού έχει πολλές περιοχές που η κάθε μια εξυπηρετεί διαφορετικό σκοπό.

Οι περιοχές αριθμούνται από το 1 έως το 7 για την επεξήγηση. (Εικ.2)

                                                                  Εικ.2

1. Στην περιοχή αυτή εμφανίζεται ένα ημερολόγιο όπου εμφανίζονται δυο μήνες. Μπορούμε να επιλέξουμε από το ημερολόγιο οποιαδήποτε ημερομηνία ή να επιλέξουμε πολλές συνεχόμενες ημερομηνίες, για να δούμε τα Ραντεβού. Στο ημερολόγιο, οι ημερομηνίες οι οποίες δεν είναι εργάσιμες εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα, ενώ οι ημερομηνίες στις οποίες υπάρχει ένα τουλάχιστον ραντεβού, εμφανίζονται με έντονο χρώμα (Bold). Με τα βελάκια μπορούμε να αλλάξουμε μήνα ή έτος.
   
2. Στην περιοχή ‘2’ εμφανίζονται οι διαθέσιμοι τεχνικοί σύμβουλοι του τρέχοντος καταστήματος ή οι τεχνικοί σύμβουλοι ενός γκρουπ καταστημάτων (εάν έχουμε χρησιμοποιήσει την σχετική επιλογή). Μπορεί να βάλουμε στα στοιχεία του εργαζόμενου μια φωτογραφία του η οποία θα εμφανίζεται στην οθόνη του ραντεβού ή μια εικόνα που να δείχνει την ιδιότητα του. Προσθήκη περισσότερων τεχνικών συμβούλων (εάν υπάρχουν)  στην οθόνη αυτή γίνεται από την περιοχή ‘6’ 
   
3. Με διπλό κλικ στην περιοχή ‘3’ δημιουργούμε εάν ΟΛΟΗΜΕΡΟ ραντεβού.
   

Ολοήμερο ραντεβού μπορούμε να δημιουργήσουμε και από το Popup window που εμφανίζεται με διπλό κλικ στην επιφάνεια των ραντεβού .(Εικ.3). 

                                    Εικ.3

Με δεξί κλικ στην επιφάνεια των ραντεβού εμφανίζεται ένα Popup Window με διάφορες επιλογές.(Εικ.4)

από τις επιλογές μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα ΝΕΟ ραντεβού ή ένα Ολοήμερο ραντεβού ή ένα Επαναλαμβανόμενο ραντεβού ή να μεταφερθούμε σε κάποια άλλη ημερομηνία ή να αλλάξουμε την εμφάνιση των ραντεβού στην οθόνη.

                                                Εικ.4

Από την επιλογή ‘Νέα Συνάντηση’ εμφανίζεται νέα οθόνη στην οποία καταχωρούμε τις λεπτομέρειες του Ραντεβού (Εικ.5)

                                                                              Εικ.5

Η αναζήτηση του αυτοκινήτου γίνεται από το πεδίο «Αυτοκίνητο» ή από την επιλογή   που εμφανίζεται στο πάνω αριστερό μέρος της οθόνης. Αφού επιλέξουμε κάποιο αυτοκίνητο από την λίστα των αυτοκινήτων, εμφανίζονται οι πληροφορίες αυτοκινήτου/Πελάτη Εάν το αυτοκίνητο δεν υπάρχει. Μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα ραντεβού με το ελάχιστο των στοιχείων που απαιτούνται (Μάρκα, Αριθμός κυκλοφορίας, Επωνυμία πελάτη/Οδηγού).

Στο TAB “Γενικά» μπορούμε  να καταχωρίσουμε περισσότερες πληροφορίες για τον πελάτη. Στο ίδιο TAB, μπορούμε να καταχωρίσουμε πληροφορίες για αυτοκίνητο εξυπηρέτησης και Pickup. 

Στο πεδίο «Υπενθύμιση» μπορούμε να ορίσουμε εάν θέλουμε το σύστημα να μας υπενθυμίσει σε κάποια χρονική στιγμή που ορίζουμε, κάτι σχετικό με το ραντεβού.

Από την οθόνη του Ραντεβού, μπορούμε να ορίσουμε  τους παραμέτρους της συναίνεσης του πελάτη και να επισυνάψουμε κάποιο έγγραφο εάν χρειάζεται.

Στις αναλυτικές, μπορούμε να καταχωρήσουμε αναλυτικά τις εργασίες που πρόκειται να γίνουν στο αυτοκίνητο, να επιλέξουμε τον τεχνίτη που θα υλοποιήσει την κάθε εργασία και ακόμη να ελέγξουμε την διαθεσιμότητα των τεχνιτών. 

Το κύκλωμα των ραντεβού λαμβάνει υπόψιν του τις μη εργάσιμες ημέρες και τις απουσίες των τεχνιτών.

Εικ.6

Με το εικονίδιο  μπορούμε να κρύψουμε το ημερολόγιο για να έχουμε όλο το χώρο διαθέσιμο για το Scheduler.

4. Μετά την καταχώρηση ενός ραντεβού, εμφανίζεται στην επιφάνεια των ραντεβού, (Εμφανίζεται η σύντομη περιγραφή και η περιγραφή ), Τα ραντεβού μπορούν να μετακινηθούν (με Drag and Drop) και να αλλάξουν ώρα, ακόμη και τεχνικό σύμβουλο. Το χρώμα της αριστερής γραμμής δείχνει την κατάσταση του ραντεβού. Όταν το χρώμα της αριστερής γραμμής είναι κόκκινο, τότε δεν μπορεί να μετακινηθεί το ραντεβού.  
   
5. Στη περιοχή ‘6’ με τα βελάκια μεταφερόμαστε μπροστά/πίσω εμφανίζοντας τυχόν τεχνικούς συμβούλους που δεν εμφανίζονται στην οθόνη και με τα σύμβολα +/- προσθέτουμε ή αφαιρούμε τεχνικούς συμβούλους από την οθόνη έτσι ώστε να έχουμε σε μια οθόνη τον έλεγχο των τεχνικών συμβούλων και των ραντεβού τους
   
6. Από την περιοχή ‘7’ έχουμε τη δυνατότητα να αλλάξουμε την εμφάνιση των ραντεβού από το Scheduler σε List View (Λίστα) ανά ημέρα (Εικ.6) από όπου μπορούμε να δούμε τα ραντεβού ανά ημέρα και να τα τροποποιήσουμε εάν χρειαστεί. 
   

Από τις επιλογές που είναι διαθέσιμες με δεξί κλικ στην επιφάνεια του Scheduler, μπορούμε να επιλέξουμε το χρονικό διάστημα που θέλουμε να διαχειριστούμε

Μηνιαία προβολή ραντεβού

1. Διαχείριση ραντεβού για Γκρουπ καταστημάτων
   

                                                                  Εικ.10

Η αναζήτηση του αυτοκινήτου γίνεται από την σχετική επιλογή  που υπάρχει στην οθόνη.

Στην οθόνη αναζήτησης, βλέπουμε όλες τις πληροφορίες αυτοκινήτου/Πελάτη καθώς και πολλές άλλες πληροφορίες που είναι διαθέσιμες (Ιστορικό, καμπάνιες ανάκλησης, κάρτες καυσαερίων, εκτιμήσεις κλπ.) 

Για να λειτουργήσει αυτό θα πρέπει να δημιουργήσουμε στην ειδική επιλογή που υπάρχει στο μενού “Aftersales Setup” ένα ή περισσότερα γκρουπ καταστημάτων. 

ΠΡΟΣΟΧΗ! Ο κωδικός του γκρουπ πρέπει να είναι αριθμός 1 έως 9, διότι θα πρέπει να ταυτίζεται με την επιλογή στο μενού (Εικ.11)

                                                Εικ.11

Δηλαδή, από την επιλογή #1 θα διαχειριζόμαστε τα ραντεβού των καταστημάτων που υπάρχουν στο γκρουπ #1  

Στην οθόνη αυτή βλέπουμε τους τεχνικούς συμβούλους που εργάζονται στα καταστήματα του γκρουπ και τα σχετικά ραντεβού τους. 

Τα ραντεβού από τις επιλογές αυτές, δημιουργούνται όχι στο κατάστημα του χρήστη που το δημιουργεί αλλά στο κατάστημα του τεχνικού συμβούλου που έχει επιλεγεί.

Από την ίδια οθόνη μπορούμε να διαχειριστούμε ραντεβού διαφορετικών γκρουπ καταστημάτων, επιλέγοντας από το μενού ή από την Dropdown λίστα που είναι διαθέσιμη. 

Μπορούμε, για λόγους διαφοροποίησης και πιο εύκολης διαχείρισης, να χρησιμοποιήσουμε διαφορετικούς χρωματισμούς στα Resources των τεχνικών συμβούλων για να εμφανίζονται στην οθόνη ή και διαφορετικά εικονίδια/φωτογραφίες στα στοιχεία του εργαζόμενου.  

Με το εικονίδιο  μπορούμε να κρύψουμε το ημερολόγιο για να έχουμε όλο το χώρο διαθέσιμο για το Scheduler. (Εικ.12)

                                                                 Εικ.12

Η περεταίρω διαχείριση των ραντεβού (π.χ. μετασχηματισμός σε εντολή ) πρέπει να γίνεται από το κάθε κατάστημα ξεχωριστά