Οι παραγγελίες ανταλλακτικών βρίσκονται στο γενικό μενού των ανταλλακτικών. Υπάρχουν δύο μεγάλες κατηγορίες παραγγελιών. Παραγγελίες αγορών / Προμηθευτών και παραγγελίες πώλησης/Πελατών.

Η διαχείριση τους γίνεται στην ίδια οθόνη, επιλέγοντας ανάλογα παραγγελίες αγοράς ή πώλησης. Στην κεντρική οθόνη εμφανίζονται οι παραγγελίες της περιόδου που έχουμε επιλέξει από το διαθέσιμα φίλτρα.

Από την ίδια οθόνη μπορούμε να δημιουργήσουμε μια νέα παραγγελία. 

Συμπληρώνουμε τις απαραίτητες πληροφορίες όπως το είδος παραγγελίας, ημερομηνία, συναλλασσόμενος, πωλητής κλπ.

Τα ανταλλακτικά μπορεί να τα καταχωρούμε ένα - ένα ή να τα κάνουμε ομαδικά εισαγωγή με τη σχετική διαδικασία. Στο SP4 μπορεί να γίνουν εισαγωγή οποιασδήποτε μορφής αρχείου (Excel, Text κλπ.) με τη δημιουργία σχετικού σχεδίου εισαγωγής.

Επίσης, μπορεί να χρησιμοποιούμε και τις δυνατότητες δημιουργώντας «Καλάθια» από διάφορα σημεία της εφαρμογής, τα οποία μπορούμε να ενσωματώσουμε σε παραγγελία αγοράς ή πώλησης. 

Στην καταχώριση κάθε κωδικού, στις παραγγελίες πώλησης πρέπει να επιλέξουμε εάν η ποσότητα θα δεσμευτεί από τα διαθέσιμα της αποθήκης ή όχι. Δηλ. εάν επιλέξουμε Backorder-OXI αυτό θα σημαίνει ότι θέλουμε να δεσμεύσουμε από τα υπάρχοντα διαθέσιμα της αποθήκης. Γίνεται έλεγχος του υπολοίπου και ανάλογα με την παραμετροποίηση μας επιτρέπεται να προχωρήσουμε ή όχι. 

 

Στο κάτω μέρος της οθόνης βλέπουμε πληροφορίες του κωδικού (Υπόλοιπα, αναμενόμενα, δεσμευμένα, θυρίδες κλπ.).

Οι τιμές που προτείνονται στην παραγγελία είναι ανάλογα με τον τύπο χρέωσης που έχουμε επιλέξει για την κάθε παραγγελία.

Εάν έχουμε επιλέξει αρχικά λάθος τύπο χρέωσης και διαπιστωθεί ενώ έχουμε καταχωρήσει τους κωδικούς ανταλλακτικών υπάρχει η δυνατότητα να επαναπροσδιοριστούν οι τιμές από τη σχετική επιλογή. Δηλ. Επιλέγουμε τον σωστό τύπο χρέωσης και πατάμε τη σχετική επιλογή.

Αφού ολοκληρώσουμε την καταχώρηση των ανταλλακτικών, αποθηκεύουμε την παραγγελία και στη συνέχεια μπορούμε να την εκτυπώσουμε για τον πελάτη ή να εκτυπώσουμε κάποιο δελτίο συλλογής ανταλλακτικών. Την εκτύπωση μπορούμε να τη στείλουμε στον πελάτη με Email μέσα από το SP4 ή εάν είναι παραγγελία προμηθευτή, μπορούμε να τη στείλουμε στον προμηθευτή με email ή με οποιαδήποτε άλλη διαδικασία διαθέτει ο προμηθευτής.

Όταν τα ανταλλακτικα είναι διαθεσιμα μπορουμε να μετασχηματισουμε την παταγγελία σε τιμολόγιο προς τον πελατη. Για να γινει αυτό πρέπει να εχουμε χαρακτηρισει την παραγγελια σαν «Ετοιμη προς τιμολογηση» και στη συνεχεια να επιλέξουμε την διαδικασία «Μετασχηματισμός σε τιμολόγιο». «Ετοιμη προς τιμολογηση» χαρακτηρίζονται αυτόματα οι παραγγελίες πώλησης με την αποθήκευση, όταν για όλους τους κωδικούς υπάρχει διαθέσιμο Stock.

Η διαδικασία αυτή δημιουργεί το τιμολόγιο στον πελάτη, το οποίο εκδίδουμε. Μετά την έκδοση του τιμολογίου η παραγγελία χαρακτηρίζεται «Κλειστή».

Υπάρχει δυνατότητα και τμηματικής τιμολόγησης μιας παραγγελίας. Από τις αναλυτικές γραμμές επιλέγουμε (Με CTRL + Κλικ) τις γραμμές που θέλουμε να τιμολογήσουμε και πατάμε τη σχετική επιλογή που είναι διαθέσιμη στο μενού των «Μετασχηματισμών».

Έτοιμες προς Τιμολόγηση

Οι παραγγελίες που είναι χαρακτηρισμένες «Έτοιμη προς τιμολόγηση» εμφανίζονται στην ειδική επιλογής διαχείρισής τους «Παραγγελίες προς τιμολόγηση» από όπου ο χρήστης εύκολα μπορεί να εκδώσει το παραστατικό.

Από την επιλογή «Αναλυτικές………» όπου εμφανίζονται όλες οι αναλυτικές γραμμές των παραγγελιών, ανάλογα με το τι έχουμε επιλέξει, μπορούμε να φιλτράρουμε τις γραμμές ανά μάρκα ή ανά LineId ή με οποιοδήποτε άλλο πεδίο και να επιλέξουμε τις γραμμές που θέλουμε για να τις μετασχηματίσουμε σε παραγγελία αγοράς, την οποία θα στείλουμε στον προμηθευτή.

Μετά τον μετασχηματισμό αυτό, οι αναλυτικές που έχουμε επιλέξει χαρακτηρίζονται «Μετασχηματισμένη» Έτσι γνωρίζουμε κάθε στιγμή ποιες γραμμές δεν έχουμε στείλει στον προμηθευτή μας.

Στις παραγγελίες ανταλλακτικών, υπάρχει η δυνατότητα καταχώρισης προκαταβολών για την παραγγελία.

Μετά την καταχώριση, μπορούμε να βλέπουμε τις πληρωμές σε ξεχωριστό TAB στην κάθε παραγγελία.

Συγχώνευση Παραγγελιών

Στο μενού των παραγγελιών ανταλλακτικών υπάρχει επιλογή «Συγχώνευση παραγγελιών» από όπου μπορούμε να διαχειριστούμε τις παραγγελίες πελατών/προμηθευτών και να συγχωνεύσουμε πολλαπλές παραγγελίες ενός συναλλασσόμενου  

Μετά τη συγχώνευση όλων των γραμμών μια παραγγελίας, αυτή χαρακτηρίζεται κλειστή. Οι αναλυτικές γραμμές χαρακτηρίζονται με Status “Συγχωνευμένη”.